Présentation

Un inventaire simplifié des équipements

Le gestionnaire renseigne avec l’aide de l’équipe d’entretien un inventaire des équipements. Des documents (notice, photo, rapports, …) et des notes (référence constructeurs, …) peuvent être associés à chaque installation renseignée dans l’inventaire. Une aide à la compréhension des équipements techniques est proposée également pour les non-initiés à la technique.

Un accès à la réglementation actualisée en permanence

Un accès thématique avec deux niveaux de lecture est offert. Un premier niveau qui est un résumé en langage courant de la réglementation. Le second niveau de lecture est le texte réglementaire d’origine. La réglementation concernée, sans être exclusive, porte sur les thématiques suivantes :

  • le règlement ERP,
  • le code du travail,
  • le code de l’environnement,
  • le code de la construction et de l’habitation,
  • le règlement sanitaire,
  • le code de la santé publique.
Une veille réglementaire

Les utilisateurs du guide de maintenance sont avertis des principales évolutions réglementaires. Le système intègre automatiquement les évolutions.

La visualisation concrète des tâches du plan de maintenance

Les caractéristiques des tâches sont affichées : périodicité, saisonnalité, prise en charge (exploitant ou propriétaire), prise en charge en régie ou externalisation. Le référentiel comporte actuellement plus de 1100 tâches issues de la réglementation où des bonnes pratiques ainsi que des conseils liés à l’exploitation du bâtiment.

La gestion des contrats et vérifications périodiques

Une aide à la décision est proposée. Le gestionnaire peut renseigner le guide de maintenance de la souscription de certains contrats. Les contrats obligatoires non souscrits font l’objet d’alertes facilement identifiables. Pour chacun des contrats, il est possible :

  • d’éditer un CCTP reprenant l’ensemble des prestations attendues dans le contrat. Ce document (format Word) se légitime lors des consultations de prestataires et autorise la vérification pertinente des contrats existants ;
  • de visualiser les coûts des contrats de même nature dans le parc ;
  • de suivre la réalité des interventions des prestataires de contrats d’entretien ;
  • d’avoir une vision d’ensemble de ses contrats (tableau de bord).
L’organisation de la maintenance en interne

A l’aide d’une méthodologie papier simple à mettre en place, elle permet de valoriser le travail fait par les équipes de régie.

Le suivi des demandes travaux

Toute personne de la collectivité ou de l’établissement peut avoir une vision, selon les droits de regard définis, sur les demandes de travaux et leur avancée.

Le suivi des levées de réserves ou observations

Les levées de réserves ou observations portées par les bureaux de contrôle ou la commission de sécurité sont suivies avec un système d’alerte mail et d’import automatique sur lecture de rapports de bureaux de contrôle.

La gestion des énergies

Par le biais des relevés de compteurs, un suivi de consommations est réalisé avec mises en alerte en cas d’anomalie.

Le suivi par le propriétaire

Avec l’outil, le propriétaire peut disposer d’une vision synoptique de l’organisation de la maintenance sur les différents sites (récapitulatif de l’inventaire, suivi des contrats passés, incidents en cours, …).