Module Tableau de bord – Gestion et suivi des contrats

Une bibliothèque de contrats-types est intégrée à Batigam (contrats d’entretien ou de vérifications périodiques). Chaque contrat-type est constitué dynamiquement en fonction du plan de maintenance établi.

Voici la liste non-exhaustive de ces contrats-types :CaptureTBordListeContratType

Batigam présente la liste de contrats-types au gestionnaire, en précisant pour chacun d’entre eux si l’établissement est concerné et s’il est dans l’obligation de l’avoir souscrit (contrat obligatoire). Le gestionnaire aura donc une aide à la décision dans la prise de contrats.

Pour chaque contrat-type, Batigam alerte le gestionnaire sur le caractère du contrat :

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  • En rouge : contrat obligatoire et non renseigné pour l’instant dans le guide de maintenance ;
  • En vert : le contrat-type a déjà été renseigné dans le guide de maintenance, aucune alerte ;
  • En bleu : indique les contrats optionnels. Cela signifie que l’ensemble des tâches de ce contrat-type peut être exécuté par le personnel interne, aucune obligation de souscrire ce contrat ;
  • En grisé : le contrat-type ne s’applique pas à l’établissement, du fait certainement de l’absence de l’équipement concerné.

Pour indiquer la souscription d’un contrat, le gestionnaire devra sélectionner le contrat-type concerné, et renseigner les informations suivantes :CaptureTBord2

  •  Le nom du prestataire ;
  • Les dates de début et de fin dans le cadre d’un contrat d’entretien ;
  • Le coût annuel ;
  • Des observations éventuelles (adresse, téléphone du prestataire, …).

Sur chacun des contrats d’entretien, il est possible de suivre le passage du prestataire. Pour cela, des informations supplémentaires facultatives sont demandées :CaptureTBord3

  • La périodicité de suivi présente la fréquence de passage du prestataire, une analyse des tâches contenues dans le contrat positionne une périodicité conseillée ;
  • La date du premier jalon identifie la date du prochain passage que le gestionnaire souhaite suivre. Les dates de passage suivantes se caleront sur cette date et la périodicité renseignée.
Fonctionnalités Avancées :
La fusion de plusieurs contrats-types est possible. Le gestionnaire peut également modifier le contenu technique prépositionné dans ces contrats-types.

 Chaque contrat souscrit apparait dans le tableau de bord de l’établissement. Le gestionnaire possède une double lecture pour chacun des contrats :

  • Couverture du contrat dans le temps, symbolisée par la coloration de la case du mois ;
  • Dates de passage du prestataire dans le cadre d’un contrat d’entretien, symbolisées par les jalons (petits drapeaux) positionnés tout le long de la vie du contrat.

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Le gestionnaire peut naviguer dans le temps avec ce tableau de bord, conservant ainsi l’historique des contrats.

Un jalon est une date d’action (passage de prestataire) sur un contrat. C’est une information binaire : fait ou pas fait. En cliquant sur le jalon, le gestionnaire peut modifier les caractéristiques du jalon :

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Fonctionnalités Avancées :
Le gestionnaire peut créer des contrats hors contrat-type, s’il souhaite gérer dans Batigam l’ensemble des contrats même ceux qui n’ont pas de lien avec la maintenance préventive des bâtiments (contrats voiture, entretien photocopieurs, …).

En visualisant la fiche détail d’un contrat, le gestionnaire accède à des fonctionnalités supplémentaires :

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  • Possibilité de modifier les caractéristiques (nom du prestataire, dates, montant, observations, …) ;
  • Accéder à la réglementation liée à ce contrat ;
  • Télécharger des documents liés ;
  • Déclarer un évènement lié ;
  • Visualiser les coûts des contrats de même type existant au sein de la collectivité ;
  • Accéder à l’historique du contrat (reconductions) ;
  • Consulter une aide sur le type de contrat observé ;
  • Reconduire, supprimer le contrat ;
  • Imprimer une proposition de clauses techniques de ce type contrat.

Le gestionnaire peut accéder (si la fonctionnalité a été activée) aux coûts des contrats pris dans les autres établissements, informations décisives lors de consultation.

Le gestionnaire peut éditer sous Word ou Open Office une proposition de prestations à réaliser dans le contrat inspecté. Ce document est une réelle aide pour le gestionnaire dans son action de consultation, ou pour comparer le contenu de ces contrats avec ceux que nous lui proposons et peut-être détecter des défauts.

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